ファイルサーバーをクラウドに移行するメリット・デメリット、
移行のポイントを解説

さまざまな業務へのITツール導入により、デジタル化が進んでいます。また、テレワークの導入や電子帳簿保存法への対応に向けたペーパーレス化も進み、データファイルを保存するファイルサーバーの設置を行う企業も増えているのではないでしょうか？
しかし、社内ファイルサーバーは外部からアクセスができないため、テレワークの推進や業務効率化にはつながりません。そこで求められるのがファイルサーバーのクラウド移行です。今回はクラウド型ファイルサーバーの概要やメリット・デメリットを見たうえで、移行の手順や注意点をお伝えします。

オンプレミスからクラウドへの移行については、こちらでも詳しく解説しています。

クラウド移行時の課題と解決策については、こちらの資料でも詳しく解説しています。

クラウド型ファイルサーバーとは

クラウド型ファイルサーバーとは、データファイルを保管・管理するためのクラウド上に構築されたファイルサーバーです。そして、ファイルサーバーのクラウド移行とは、クラウド型ファイルサーバーに自社ファイルサーバー上のデータファイルを移行することを意味します。
クラウド上でファイルデータを保管・管理するという点では、オンラインストレージやクラウドストレージなどと変わりません。異なるのは、クラウド型ファイルサーバーは主にビジネス用途で、高度な機能が提供されている点です。
これに対し、オンラインストレージやクラウドストレージは、データの保存やアクセスなど基本機能のみを無料で利用できるものもあります。ビジネスでも利用可能ですが、主に個人や小規模企業向けというのがクラウド型ファイルサーバーとの違いです。
クラウドについてより詳しくは、「クラウドとは？その種類や活用のメリット・デメリット、導入のポイントを解説」をご覧ください。

クラウド型ファイルサーバーのメリット・デメリット

ファイルサーバーの移行を検討しているが、どのようなメリットがあるのか、デメリットの方が多いのではと、不安で移行に踏み切れない企業も少なくありません。ここでは、クラウド型ファイルサーバーへ移行することで得られるメリットと生じるデメリットについて解説します。

クラウド型ファイルサーバーへの移行で得られるメリット

導入・維持コストが低い

自社内にファイルサーバーを設置するには、サーバーの購入費やサーバーを設置する場所の確保が必要です。これに対し、クラウド型ファイルサーバーであれば、サーバーの購入や設置する場所を用意する必要がないため、導入時のコストを低く抑えられます。
また、運用開始後も利用料を払うのみでメンテナンスや障害時の対応が不要なうえ、専任の管理者がいなくても問題ないため、維持コスト低減も可能です。

拡張性が高く柔軟性がある

クラウド型ファイルサーバーは、物理的なストレージ容量や性能の上限がないため、企業の成長や変化に応じて柔軟に拡張が行えます。

業務効率化につながる

例えば、外勤の社員が外出先で取引に必要な資料を閲覧したい場合、インターネットにつながる環境であればどこからでもファイルサーバーへのアクセスが可能です。そのため、わざわざオフィスに戻る必要がなく、時間と交通費の削減にもつながるでしょう。また、テレワークで作成した資料をメールで送る必要もなく、オンライン上で共有しながら編集もできるようになります。その結果、安全かつ適切にオフィスにいる社員とやりとりが行えるため、大幅な業務効率化が可能です。

BCP対策につながる

データをオフィス内からクラウドサーバーへ移行することで、オフィスが災害やサイバー攻撃を受けた際もデータを守ることができ、BCP対策につながります。
BCP対策について「BCP対策とは？その目的や策定方法、注意点などを解説」をご覧ください。

クラウド型ファイルサーバーへの移行で生じるデメリット

操作に慣れるまでに時間がかかる可能性がある

既存のファイルサーバーと操作性が異なる場合、操作に慣れないと重要なデータを削除してしまったり、機密書類をアップしてしまったりといったミスが起きるリスクも考えられるでしょう。

予算設定が困難になる場合がある

クラウドサービスの多くは従量課金制で、利用した分だけを支払う形態です。利用量が少ない場合は料金が安くなるため、メリットになると思いがちですが、月により利用料金が変わるため、予算設定が難しいこともあります。

利用するサービスによってはパフォーマンスが落ちるリスクがある

クラウドサービスプロバイダーの設備のパフォーマンスが悪ければ、それが業務に影響を及ぼしてしまう可能性も低くはありません。また、メンテナンスの頻度が高い、つながりにくい時間帯があるなど、場合によっては効率化につながらないリスクがあります。

クラウド型ファイルサーバーのデメリットを解消するポイント

クラウド型ファイルサーバーのデメリットを解消し、スムーズな導入・運用を実現するためにはいくつかのポイントがあります。主なものは次のとおりです。

移行先のサービスをしっかりと確認

既存システムとの連携、サポート体制、安定性など、移行してもスムーズな運用ができるかどうかをしっかりと確認します。

定額制を敷いているサービスの選択

従量課金制のデメリットを解消するためには、定額制を敷いているサービスの選択がおすすめです。月額料金が明確になり、予算設定もしやすくなります。

社員研修の実施

ITリテラシーのレベルにかかわらず、誰もが簡単に利用できるサービスの選択が重要です。それに加えて操作方法の研修を行うことで、ミスが起きるリスクを大幅に低減できます。

外部パートナーへの依頼

ネットワーク環境やクラウド環境設定は、専門家のアドバイスを受けて進めないとトラブルや不具合が起こる可能性が高まるため、信頼できる外部パートナーへの依頼が重要です。

クラウド型ファイルサーバーへの移行方法

社内のファイルサーバーからクラウド型ファイルサーバーへ移行する際の具体的な方法について解説します。

1.移行目的の明確化

なぜクラウド型ファイルサーバーへ移行するのか、その目的を明確にします。目的がはっきりしていないと、どのデータを移行するのか、どのデータから移行するのかなどの計画が立てられません。

2.導入・運用計画の策定

導入・運用にかかる予算設定や導入スケジュールなどを策定します。

3.クラウド型ファイルサーバーの選択

目的に応じて、どのようなクラウド型ファイルサーバーにするかを決めます。ポイントは次の点です。

• 予算内で利用できるか（定額料金制を敷いているか）
• サポート体制が充実しているか
• 自社の目的に合致しているか
• 拡張性があるか
• セキュリティや管理体制が万全か

4.契約・移行準備

選択したクラウド型ファイルサーバーの事業者と契約をしたうえで、移行の準備を進めます。具体的には、移行するデータの順番決め、各種設定などです。

5.移行・運用開始

実際に移行を行い、運用を開始します。最初からすべてのデータを移行するのではなく、一部の部署やチームのデータ移行でスモールスタートし、テストをしながら本格運用にしていくと、トラブルの発生も低減できるでしょう。
オンプレミスからクラウドへの移行については、「マイグレーションとは？メリットや手法、失敗しないためのポイントを解説」もご覧ください。

マイグレーションの具体的な手順については、こちらの資料をご覧ください。

ファイルサーバーのクラウド移行は外部パートナーへの依頼がおすすめ

クラウド型ファイルサーバーに移行することで、自宅や外出先からもデータにアクセスできるようになるため、テレワークの推進はもちろん、外勤社員の多い企業での業務効率化に大きく貢献します。
ただ、移行時の設定、移行後の運用に関しては、ユーザー自身で行う必要があり、専門的な知識や操作が欠かせません。そのため、移行を行う際は専門的知識を持つ外部パートナーへの依頼がおすすめです。
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クラウド型ファイルサーバーへの移行を検討している際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。